Программа для доставки еды: какие задачи она должна закрывать и как выбрать систему под свой формат

Запрос «программа для доставки еды» обычно означает несколько разных вещей сразу: где принимать заказы, как передавать их на кухню, как управлять курьерами, как пробивать чеки и считать склад. Одни закрывают это набором отдельных программ, другие одной системой. Ниже разбираем, какие задачи должна закрывать программа, чем отличаются подходы, на что смотреть при выборе и что спросить у поставщика на демо.

Какие задачи должна закрывать программа

Путь заказа в доставке проходит через шесть точек, и на каждой что-то может потеряться.

• Приём заказа. Сайт, приложение, магазины во ВКонтакте и Telegram, звонок оператору, заказы с площадок. Задача программы: чтобы всё это попадало в одну ленту.
• Кухня. Повар должен видеть, что готовить первым, по цехам и с таймером, а не разбирать чеки с принтера.
• Курьеры. Сборка поездки, маршрут, статус «в пути» для гостя, время в дороге по каждому курьеру.
• Касса и оплата. Онлайн-оплата, чеки по 54-ФЗ, заказы у стойки и по телефону в той же системе.
• Склад и себестоимость. Списание ингредиентов по техкартам, остатки, инвентаризация.
• Гости и маркетинг. База гостей, баллы, акции, пуши и СМС, которые возвращают тех, кто давно не заказывал.

Сверху лежит седьмая задача: аналитика, которая связывает всё это в понятные ответы. Не «вот таблица», а «почему вчера выручка просела и что с этим делать».

Отдельные программы или одна система

Отдельные программы хороши тем, что каждую можно выбрать лучшую в своём классе. Плохи тем, что между ними появляются швы, и на каждом шве кто-то переносит данные руками.

Задача	Отдельные программы	Одна система
Заказ с сайта на кухню	оператор переносит или настраивается интеграция	попадает на экран кухни сам
Цена изменилась	менять на сайте, в приложении, в кассе, в учёте	меняется в одном месте и везде сразу
Списание продуктов	учётная система узнаёт о продаже с задержкой	списывается по техкарте в момент заказа
Опоздание курьера	видно в одном сервисе, причина в другом	время по этапам в одном отчёте
База гостей	частями в сайте, кассе и рассылках	один профиль гостя с историей и баллами

Для одной точки с небольшим меню швы ещё терпимы. Когда появляется вторая точка или заказы с нескольких витрин, ручной перенос начинает съедать часы и порождать ошибки. Поэтому для доставки одна система обычно выигрывает: не потому, что каждый её модуль лучший, а потому, что между модулями нет швов.

Семь критериев выбора

1. Витрина под вашим брендом. Гость должен видеть ваше название, логотип и домен, а не чужой сервис.
2. Заказ проходит всю цепочку сам. Сайт, кухня, курьер, склад, отчёт без ручного переноса.
3. Все источники заказов в одной ленте. Включая телефон, магазины в соцсетях и площадки доставки.
4. Интеграции с тем, что уже есть. Учётная система, онлайн-оплата, телефония, Яндекс Метрика.
5. Отчёты, которые читают. Если отчёт открывают раз в месяц, он не работает.
6. Можно менять самим. Меню, цены, акции и зоны доставки без программиста и заявок в поддержку.
7. Понятная модель оплаты. Что входит, что отдельно, как растёт плата с ростом заказов.

Витрина под вашим брендом

Витрина в доставке делает то, что в кафе делает зал: встречает гостя и продаёт. Если она чужая, гость запоминает чужой бренд. Проверьте, что сайт живёт на вашем домене, приложение публикуется под вашим названием в App Store, Google Play и RuStore, а магазины во ВКонтакте и Telegram ведут в ту же корзину. И что в витрине есть то, что поднимает чек: комбо, допники, баллы, сторис с акциями. Подробнее о механиках мы писали в статье как поднять средний чек в доставке.

Кухня, курьеры и склад в одной связке

Самое дорогое в доставке теряется между этапами: готовое блюдо ждёт курьера, курьер ждёт сборку, склад узнаёт о расходе через неделю. Проверьте на демо, что заказ с сайта появляется на экране кухни без участия оператора, что курьер видит поездку в своём телефоне, а ингредиенты списываются по техкарте в момент заказа. И что время каждого этапа сохраняется: без этого не найти, где теряются минуты.

Интеграции: касса, учёт, площадки

Если вы уже работаете в iiko, R-Keeper или 1С, уточните, работает ли новая система с ними в связке или только вместо них. Оба варианта рабочие, но переезд учёта и витрины одновременно тяжелее, чем по очереди. Заказы с Яндекс Еды, Delivery Club и Chibbis должны приходить в ту же ленту, что и свои, иначе на кухне появится второй планшет. Онлайн-оплата, телефония с карточкой звонящего и Яндекс Метрика тоже стоит проверить заранее, а не после подписания.

Отчёты, которые будут читать

В большинстве систем отчётов много, а читают два. Спросите себя, какие три вопроса вы задаёте каждый вечер: сколько заработали, что продали, кто как отработал. Если ответы приходят сами, например вечерним сообщением в Telegram, отчёт будет прочитан. Если их нужно собирать из пяти таблиц, не будет. Какие показатели смотреть каждый день, мы разобрали в отдельной статье.

Как платить: абонентская плата или процент

Две распространённые модели: фиксированная плата в месяц и процент с заказа. Фиксированная удобна тем, что расходы известны заранее и не растут вместе с заказами. Процент удобен на старте, когда заказов мало и платить большую абонентскую плату рано. Выясните, с чего именно считается процент: с суммы заказа или с того, что фактически заплатил гость, и платите ли вы за отменённые заказы. Что входит в стоимость, а что отдельно: эквайринг, СМС, аккаунты в сторах, перенос меню. Эти ответы влияют на итог сильнее, чем сама ставка.

Вопросы поставщику на демо

• Покажите путь заказа с сайта до отчёта без участия оператора.
• Как заказ с Яндекс Еды попадает на кухню?
• Что видит гость, пока ждёт заказ?
• Как изменить цену, чтобы она обновилась везде?
• Как выглядит вечерний отчёт и кто его читает?
• Что происходит, если курьер опоздал: где это видно и как считается?
• Как переносятся меню и база гостей из текущей системы?
• Что входит в стоимость, что отдельно, и как она растёт с ростом заказов?

Типичные ошибки при выборе

• Выбирать по списку функций. В сравнительной таблице выигрывает тот, у кого больше галочек. В работе выигрывает тот, у кого заказ проходит цепочку без ручного переноса. Смотрите на путь заказа, а не на список.
• Не спросить про швы. «Интеграция есть» может означать выгрузку раз в сутки. Уточняйте, в какой момент заказ появляется на кухне и когда списываются продукты.
• Забыть про телефон и площадки. Если оператор принимает звонки в одной программе, а площадки приходят на отдельный планшет, у вас снова три ленты заказов.
• Не проверить, кто вносит правки. Если новую цену ставит поддержка по заявке, меню будет отставать от жизни.
• Считать только ставку. Эквайринг, СМС, аккаунты в сторах и перенос меню могут стоить больше абонентской платы. Спрашивайте полный список.
• Не увидеть систему на своём меню. Демо на чужих блюдах выглядит гладко. Просите показать на вашем меню и вашем радиусе доставки.

Как переезжать с текущей программы

Переезд пугает больше, чем выбор, и зря: при нормальной подготовке он проходит по понятным шагам. Сначала выгрузите из текущей системы меню с ценами и фото, техкарты, базу гостей с телефонами и накопленными баллами. Затем договоритесь о порядке: витрина и кухня переезжают первыми, учёт и касса следом или остаются в связке, если вы продолжаете работать в iiko, R-Keeper или 1С. Несколько дней держите обе системы параллельно на тестовых заказах, чтобы сверить, что заказ доходит до кухни, курьера и чека. И не выключайте старые входы резко: оставьте в переписке и на старом сайте ссылку на новую витрину, чтобы постоянные гости не потерялись.

Как это устроено в RestoVibe

RestoVibe сделан как одна система для доставки и кафе: сайт и приложение под вашим брендом, магазины во ВКонтакте и Telegram, экран кухни, курьеры и зоны, касса, склад с техкартами и аналитика. Заказ проходит всю цепочку сам, а AI-ассистент считает отчёт за день, зарплаты и инвентаризацию и отвечает на вопросы голосом или текстом. Работаем в связке с iiko, R-Keeper и 1С или вместо них, принимаем заказы с площадок доставки. Оплата на выбор: абонентская плата в месяц или от 1 % с выполненного заказа, подробности на странице цен. Чтобы увидеть всё на своём меню, оставьте заявку на демо.

Коротко: вопросы и ответы

Нужна ли доставке отдельная CRM?

Если система хранит базу гостей с историей заказов, сегментами и рассылками, отдельная CRM не нужна. Проверьте, что в ней видно, кто заказывал давно, кто новый, и что из неё можно отправить пуш или СМС по выбранному сегменту.

Можно ли оставить iiko или R-Keeper и подключить новую систему сверху?

Да, если новая система умеет работать с ними в связке. RestoVibe интегрируется с iiko, R-Keeper и 1С: учётную систему можно оставить, а витрину, кухню, курьеров и ассистента взять из RestoVibe.

Как переехать на новую программу без потери базы гостей?

Выгрузите гостей, историю заказов и меню из текущей системы и обсудите перенос на демо. Важно сохранить телефоны и накопленные баллы, иначе постоянные гости почувствуют переезд на себе.